退去の連絡は、書面で提出する必要がありますか?

書面での提出は不要です。

何らかの方法にて弊社に意思表示して頂ければ問題ありません。

退去の取り消しは、次の入居者が決まっていた際には
応じかねます。

また、退去の連絡を賃借人ご本人ではなく親御さん等代理での
連絡をして頂く際には、意思疎通を十二分に調整願います。